Bij ZOwonen ontstond een aantal jaar geleden de behoefte anders te sturen op onderhoud. Mischa Coenen, adviseur asset- en onderhoudsmanagement van ZOwonen: “We hebben een roerige tijd achter de rug als woningcorporatiesector. Hierdoor zijn we tot het besef gekomen dat we moesten vernieuwen en scherp aan de wind moesten zeilen qua kosten. Elke euro die te veel naar het vastgoed moet, kunnen we niet besteden aan onze maatschappelijke taak.”
Die vernieuwing is grondig aangepakt. Coenen: “Het vak is hetzelfde gebleven. Het in stand houden van vastgoed is nog steeds de basis. Maar de manier waarop we dat doen is veranderd. Van ad-hoc, reageren op wat er fout is, naar vooruitkijken, dus risico-gestuurd. We hebben de filosofie van risicogestuurd onderhoud omarmd.”
Risico-gestuurd vastgoedbeheer houdt kortweg in dat je pas een maatregel neemt wanneer een tekortkoming of gebrek je bedrijfsdoelstellingen schaadt. “Dat klinkt simpel, maar dit houdt wel in dat je glashelder moet hebben wat de doelstellingen zijn en wat je wel en niet acceptabel vindt.
Op de foto: Mischa Coenen (ZOwonen) en Hans Huizinga (Vlindar)
Er is daarom eerst gekeken naar de kwaliteit die ZOwonen haar klanten wil bieden. Wat past er bij de huurders en bij de levensduur van het pand? En wat is de onderhoudsfrequentie? Aan de hand daarvan zijn plannen gemaakt.”
De werkwijze van Vlindar betekende voor ons echt een omslag in denken. Vlindar werkte al risico-gestuurd, dat is de basis van hun bedrijfsfilosofie
Mischa Coenen – ZOwonen
Een andere manier van denken
Coenen: “Het is lastig de theorie van risico-gestuurd managen te vertalen naar de praktijk. Vlindar, onze partner gespecialiseerd in Veilig werk op hoogte, is bij ons op een goed moment gestart met meedenken. De werkwijze die zij hanteren betekende voor ons echt een omslag in denken. Vlindar werkte al risico-gestuurd, dat is de basis van hun bedrijfsfilosofie.” Zo werd Vlindar sparringpartner en aanjager in het hele thema.
Veilig werken op hoogte was een van de thema’s waar ZOwonen grip op wilde krijgen. Het hele bezit in een keer van veiligheidsplannen voorzien, was praktisch en financieel niet te doen. “Daarom verdelen we het over vijf jaar. Welke gebouwen zijn überhaupt risicovol? Zo keken we naar type gebouw, type dak (hellend/ licht hellend, plat) en onderhoudsfrequentie. Welke installaties moeten jaarlijks gekeurd worden? Waar moet een installateur bij kunnen, enzovoorts. Al deze onderdelen gaven een score, waarmee we een goede planning konden maken. Dit heeft geleid tot oplossingen die we konden uitrollen over al ons vastgoed. De truc is dit hele meerjarenplan in het bedrijfsproces te borgen. Maar ook daar helpt Vlindar en het risico-managementsysteem Safanto ons mee.”
De theorie in de praktijk
ZOwonen heeft nu bewuste keuzes gemaakt als het gaat om de inrichting van veiligheid op de daken. Mischa Coenen: “We nemen het integrale verhaal van het gebouw mee. Dat was intern soms even wennen.
Zo kan het voorkomen dat we bij twee dezelfde panden bij de een wel veiligheidsvoorzieningen plaatsen en bij de ander niet. Leg dat maar eens uit aan de technisch beheerder of de huurder. Terwijl vanuit Asset Management de keuze heel logisch is, omdat het ene gebouw waar geen voorzieningen worden geplaatst na een paar jaar bijvoorbeeld verkocht gaat worden. In de afweging laten we ons leiden door de total cost of ownership.”
Uiteindelijk is besloten met een selectie van 70 panden te starten. Hans Huizinga, consultant van Vlindar: “Het eerste jaar maakten we risico-inventarisatie en -evaluaties. Naar aanleiding daarvan hebben we een verbeterplan en een budgettering gegeven, voor het inrichten van de (eventuele) veiligheidsvoorzieningen. Deze eerste 70 daken zijn voorzien van in elk geval een Veilig werk-plan en waar nodig zijn ze ingericht met veiligheidsvoorzieningen. Soms is een voorziening getroffen, zoals een hekwerk of ankerpuntsysteem. Soms is er alleen een protocol nodig. Deze eerste 70 gebouwen zijn nu op orde en worden jaarlijks bijgehouden.”
Bewuste keuzes, efficiënt werken en kosten reductie
De aanvliegroute voor dit thema is daarna ook op andere OVALE-thema’s toegepast. OVALE, zoals ZOwonen het noemt, staat voor Onderhoud, Veiligheid, Asbest, Legionella en Energie. Risicosturing heeft ZOwonen veel gebracht. “We kijken nu vanuit de vraag: welke kwaliteit willen we bieden en wat gebeurt er als we iets niet doen. Als een thema niet loopt, zoomen we even uit om los te komen van de details. Wat is het grotere doel? We zoeken naar de optimalisatie. We maken bewuste keuzes en zijn daarmee in staat onze onderhoudskosten te reduceren en echt grip te krijgen op de kwaliteit van ons vastgoed.”
Waarom past veilig werk op hoogte bij de bedrijfsdoelstellingen van ZOwonen?
Het aan de slag gaan met veiligheid op de gebouwen is ingegeven door de Zorgplicht uit de Woningwet. Mischa Coenen vult aan: “Maar we hebben vooral een intrinsieke motivatie om het goed te regelen.” Hij somt op: “Eigen medewerkers, inspecteurs, installateurs of aannemers moeten allemaal het dak op. We willen gewoon een veilige werkplek voor deze mensen, net zoals het bij ons binnen op kantoor ook goed geregeld is. Daarnaast is onze directeur/bestuurder hoofdelijk aansprakelijk als er wat gebeurt.”
